Skoler tar opptil 1300 kroner for å kopiere vitnemålet

Skoler tar mye betalt for å utstede såkalte duplikatvitnemål. Dyrest er Høgskolen i Molde, Nord Universitet, Høgskolen i Sør-Øst Norge, Høgskolen i Lillehammer og Høgskolen i Bergen. Bildet viser campus Kronstad, som er en del av Høgskolen i Bergen. FOTO: Harald M. Valderhaug/ HiB

Det kan koste deg dyrt om du mister eller roter bort dine vitnemål. Trenger du for eksempel en kopi av originalt vitnemål fra Høgskolen i Molde, kan du risikere å ut med hele 1300 kroner.

I løpet av et langt voksenliv er det fort gjort å miste ett eller flere av sine vitnemål. De kan for eksempel bli stjålet, mistet i brann eller rett og slett havnet på flyttelasset til eks-kjæresten.

Uansett årsak, du bør ordne deg med en form for bekreftelse på tidligere oppnådd grad. Dette gjelder i alle fall om du har planer om å skifte arbeidsgiver før pensjonsalderen.

Foto: Kent Øksnes/ Pengenytt

Foto: Kent Øksnes/ Pengenytt

Du får dessverre ikke utstedt et nytt vitnemål dersom du har mistet det, men du kan få en kopi. Dersom skolen eller universitetet ikke kan tilby en kopi av ditt originale vitnemål, vil du få en karakterutskrift med bekreftelse på den oppnådde graden.

Du kan også søke om duplikat, det vil si en kopi av originalt vitnemål på originalt papir, men stemplet med «duplikat» på alle sider.

Skoler og universiteter er imidlertid ikke pliktig til å utstede duplikatvitnemål.

Hold deg oppdatert på privatøkonomiske nyheter – Følg Pengenytt på Facebook

Lovlig praksis å ta betalt?

Pengenytt var litt usikker på om skoler og universiteter har hjemmel for å kreve betalt for utsteding av fagdokumenter, så da var det naturlig å høre med Kunnskapsdepartementet for å få en oppklaring.

– For videregående skoler er det ikke gitt noen retningslinjer fra Kunnskapsdepartementet om utstedelse av duplikatvitnemål. Dersom en tidligere elev ber om attestert kopi eller et duplikat av et vitnemål, krever noen fylkeskommuner et gebyr for dette, sier avdelingsdirektør Hein Th. Ferre til Pengenytt.

Reglene er ikke automatisk de samme mellom høyskoler/universiteter og videregående skoler, så derfor måtte en annen avdelingsdirektører også uttale seg.

– I og med at studenten ikke har krav på å få utstedt duplikatvitnemål mener vi at universiteter og høyskoler kan ta et administrativt gebyr for utstedelse av et slikt dokument. Gebyret bør imidlertid være rimelig og ikke overstige de reelle kostnadene, sier Anne Grøholt, avdelingsdirektør i Universitets- og høyskoleavdelingen i Kunnskapsdepartementet.

Når det gjelder spørsmål om gebyrers størrelse, råder hun Pengenytt til å ta kontakt med de utdanningsinstitusjonene som tar slike gebyr.

Les også: Vår passivitet gir forsikringsselskapene superprofitt

Dyrt kopieringsarbeid ved HiMolde

Pengenytt har sjekket med flere videregående skoler, høgskoler og universiteter rundt om i Norge, for å høre hva det koster å erstatte tapt/mistet vitnemål.

Det er Høgskolen i Molde (HiMolde) som kommer dårligst ut, sett fra studentenes ståsted. Der må du ut med enten 1000 eller 1300 kroner for et nytt vitnemål med duplikatstempel.

Skolen skiller mellom utsteding av duplikat elektronisk (1000 kroner) og duplikat av eldre dato skrevet manuelt (1300 kroner).

– Når det gjelder prisen på 1300 kroner, er det knyttet en del arbeid ved å lete frem de riktige dokumentene i arkivet og med å fylle det ut manuelt, sier studiesjef Sissel Waagbø ved HiMolde til Pengenytt.

Høgskolen i Molde. Foto: HiMolde

Høgskolen i Molde. Foto: HiMolde

– Hvor lang tid vil du anslå det tar?

– Det er en stor jobb. Jeg vil anslå at det tar flere timer.

– Men hva med duplikatene til 1000 kroner? Hvor lang tid tar det å ordne et slikt?

– Det tar i underkant av en time.

Les også: Nå må du ha med pass når du reiser i Norden og Schengen også

Skal ha en preventiv virkning

Ifølge Kunnskapsdepartementet skal altså gebyrene være rimelige og ikke overstige de reelle kostnadene.

– Mener dere det er greit å ta hhv 1000 og 1300 kroner?

– Vi har ikke fått noen tilbakemeldinger på det motsatte. Det skal også virke litt preventivt, slik at tidligere studenter ikke pålegger oss ekstrajobb uten at det er grunnlag for det. Det har ofte skjedd at originale vitnemål har dukket opp etter litt mer leting, sier Waagbø.

– Men hva med de som blir frastjålet vitnemålet eller mister det i brann?

– Uten at jeg kjenner reglene godt nok, bør utgiften til duplikatvitnemål kunnes ta på forsikringen sammen med resten som er stjålet eller brent opp.

Ifølge egne nettsider tilbyr HiMolde rundt 30 ulike studieprogram innen logistikk, økonomi, IT, idrett, juss, samfunnsfag og helse- og sosialfag. I overkant av 2600 studenter og rundt 200 ansatte er tilknyttet HiMolde, med tilhold både i Molde og Kristiansund.

Les også: Denne forsikringen blir stadig mer populær

Stive priser også her

Ved Nord Universitet, som er en sammenslåing av Universitetet i Nordland, Høgskolen i Nesna og Høgskolen i Nord-Trøndelag, kan studentene etter skriftlig begrunnet og dokumentert søknad, i særskilte tilfeller (for eksempel etter brann) få utstedt duplikat. Prisen er 1000 kroner.

Nord universitet, Bodø.

Nord universitet, Bodø.

Både Høgskolen i Bergen og Høgskolen i Lillehammer tar 700 kroner for å lage duplikater av vitnemål.

Høgskolen i Sør-Øst Norge, det vil si Høgskolen i Telemark og Høgskolen i Buskerud og Vestfold, utsteder duplikat av vitnemål mot et honorar på 500 kroner. For eldre vitnemål som ikke finnes i høyskolens database, er prisen 1000 kroner.

Ved Universitetet i Agder og Høgskolen i Volda er det få restriksjoner på utstedelse av duplikater. Prisen er hhv på 500 og 400 kroner.

Les også: Dette kan du bygge uten å søke – pass deg for fellene!

Høgskolen i Bergen forsvarer gebyret

Høgskolen i Bergen med om lag 7700 studenter og 830 ansatte, tar som nevnt 700 kroner for utsteding av duplikat.

Marianne Seim, kontorsjef ved studieadministrativt kontor på HiB, svarer følgende om prisen:

– Regler for vitnemål følger av forskrift om studier og eksamen ved Høgskolen i Bergen § 2-11 kunngjort på Lovdata.no. I denne sammenheng vil det være regelens niende ledd som er relevant. Det følger av denne at «Vitnemål utstedes bare én gang. Ved tap av vitnemål kan høgskolen etter søknad og mot betaling utstede duplikat. Duplikat utstedes kun i særlige tilfeller.»

– Hvordan kom dere frem til 700 kroner?

– Så vidt jeg forstår er beløpet noe flere institusjoner i samme nettverk (blant annet HiOA, UiS, UiA) har blitt enige om å praktisere likt. Duplikat kan være arbeidskrevende å utstede dersom informasjon om studiepoengene/graden må settes sammen på nytt på bakgrunn av opplysninger i våre databaser. Da er det ikke bare å skrive ut en kopi. Grunnet at dette arbeidet kan være noe arbeidskrevende, så tas det betalt kroner 700.

Les også: Fondsforvalter røper hemmeligheten bak Norges beste aksjefond

Gratis flere steder

Universitetene i Oslo (UiO), Bergen (UiB) og Tromsø (UiT) svarer alle det samme: Det er ingen gebyrer i forbindelse med utstedelse av dokumentasjon av tidligere oppnådd grad. Det samme gjelder NTNU.

Museumsbygningen til Universitetet i Bergen. FOTO: PAUL S. AMUNDSEN

Museumsbygningen til Universitetet i Bergen. FOTO: PAUL S. AMUNDSEN

Dersom du søker om duplikat fra sistnevnte skole, kreves dokumentasjon på tapet. Det kan for eksempel være en kopi av politianmeldelse hvis det er stjålet eller bekreftelse fra forsikringsselskap ved brann, opplyser seksjonsleder Knut Veium.

For de skolene som tar godt betalt for å lage duplikater, kan studenter også få en bekreftelse på oppnådd grad sammen med en karakterutskrift eller en kopi av vitnemålsgrunnlaget.

Vitnemålsgrunnlaget viser hvilke emner og karakterer som inngår i graden, og dato for tildelt grad.

En bekreftelse på oppnådd grad eller vitnemålsgrunnlag er i de fleste tilfeller kostnadsfritt.

Les også: Mener grådige universiteter ødelegger for gründere

Mange VGS’er tar betalt

Duplikatvitnemål koster 500 kroner ved både Bodø VGS og Polarsirkelen VGS i Rana.

Thor Heyerdahl VGS i Larvik kopierer vitnemålet til tidligere elever i utgangspunktet gratis, men opplyser at det også der koster 500 kroner i enkelte tilfeller. Det kan for eksempel være ved oversettelser som krever ekstra arbeid, når nye vitnemål må konverteres fra Reform 94 til Kunnskapsløftet eller ved utstedelse av ny dokumentasjon på bakgrunn av gamle protokoller fra før Reform 94.

Dette mener Kunnskapsdepartementet er helt i orden.

– At satsene er høyere for vitnemål fra langt tilbake i tid i motsetning til et helt «ferskt» vitnemål, kan være at det krever noe mer administrasjon å utstede et vitnemål fra for eksempel 1982 enn et fra 2015, forklarer avdelingsdirektør Ferre i Kunnskapsdepartementet.

Les også: I denne banken kan du nå få lån til null prosent rente

Ikke bare en kopieringsjobb

Lillestrøm VGS og Akademiet VGS krever begge 200 kroner for å lage et duplikatvitnemål.

– Det er ikke noe problem å få en kopi av ditt vitnemål hos oss, gitt at du har tatt videregående utdanning hos oss. Vi stiller ingen krav, men sjekker selvfølgelig opp at du er den du utgir seg for å være, sier Kjetil Eide, presseansvarlig for Akademiet.

Eide vil imidlertid ikke være med på at dette bare kan kalles en «kopieringsjobb».

Han sier at de må sjekke identiteten, hente ut vitnemålsdata fra en database, printe det ut på et spesielt vitnemålsformular, få rektor til å signere på originalvitnemålet, ta to kopier som stemples med «rett kopi», og til sist evt. sende det i posten.

Les også: Dette er de mest attraktive arbeidsgiverne for studenter nå

Mener de ikke har hjemmel

Privateide Kuben VGS i Oslo mener de ikke kan kreve vederlag fra sine elever som ønsker kopier eller duplikater. Dokumentasjonsleder Aage Berge skriver blant annet følgende i en epost til Pengenytt:

– Skolen, som et offentlig forvaltningsorgan, har plikt til utstede fagdokumentasjon til tidligere elever. Tilsvarende har elever/tidligere elever rett til å få kopi av dokumenter i sin «saksmappe». Vitnemål inngår i denne.

– Skolen har ikke hjemmel for å kreve vederlag for utsteding av fagdokumentasjon. Dette gjelder også for duplikater og kopier –uavhengig av antall henvendelser fra den enkelte.

Hold deg oppdatert på privatøkonomiske nyheter – Følg Pengenytt på Facebook